Stare civilă

 Serviciul Stare civilă are următoarele atribuţii:

  • îndrumă şi controlează conform Metodologiei pentru aplicarea unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă, conform graficului aprobat de Directorul executiv, activitatea de înregistrare a actelor şi faptelor de stare civilă, sub aspectul legalităţii, gestiunea certificatelor de stare civilă, înscrierea menţiunilor şi transmiterea comunicărilor de menţiuni în termenul prevăzut de lege;
  • efectuează controale la serviciile publice comunitare locale, din judet, având ca obiect asigurarea securităţii documentelor de stare civilă cu regim special, în vederea prevenirii cazurilor de dispariţie a unor registre sau certificate de stare civilă,”în alb”;
  • urmăreşte modul de rezolvare a deficienţelor consemnate în procesul-verbal având ca finalitate îndreptarea erorilor materiale din cuprinsul actelor de stare civilă;
  • primeşte, verifică şi distruge certificatele de stare civilă anulate, cu ocazia activităţilor de îndrumare şi control a activităţii de stare civilă din judeţ;
  • informează DEPABD cu privire la dispariţia unor documente de stare civilă cu regim special şi participă la verificările şi cercetările ce se efectuează în astfel de situaţii;
  • comunică serviciilor publice comunitare locale şi primăriilor comunale din judeţ modificările intervenite în evidenţa certificatelor dispărute „în alb”, în ţară;
  • actualizează şi conduce evidenţa privind certificatele dispărute „în alb” , în ţară;
  • acordă asistenţă de specialitate în domeniul stării civile, ofiţerilor de stare civilă şi celor interesaţi, la solicitarea acestora;
  • organizează instruirea anuală a ofiţerilor de stare civilă din cadrul Serviciilor Publice Comunitare Locale de Evidenţă a Persoanelor şi a Primăriilor comunale, având ca principal obiectiv perfecţionarea pregătirii profesionale a acestora;
  • desemnează un reprezentant care să participe la concursurile pentru încadrarea personalului de specialitate în domeniul stării civile din primării şi asigură instruirea persoanelor cărora urmează a li se delega executarea atribuţiilor de stare civilă;
  • asigură prezenţa unui reprezentant la predarea-primirea gestiunii de stare civilă, la schimbarea din funcţie a ofiţerilor de stare civilă sau când, din diferite motive, ofiţerul de stare civilă trebuie înlocuit pe o perioadă mai mare de 30 de zile;
  • asigură colaborarea şi schimbul permanent de informaţii, în scopul realizării operative şi de calitate a atribuţiilor de serviciu;
  • întocmeşte situaţiile statistice lunare, trimestriale şi semestriale privind volumul activităţii de stare civilă din cadrul judeţului şi le transmite la DEPABD;
  • transmite circulare serviciilor publice comunitare locale privind procedura aplicării unor dispoziţii legale în domeniu  sau soluţionarea unor speţe atipice;
  • primeşte cererile pentru acordarea dispensei de grad de rudenie, le analizează şi propune Preşedintelui Consiliului Judeţean aprobarea sau respingerea motivată a acestora;
  • avizează referatele de rectificare a unor rubrici din actele de stare civilă;
  • primeşte adresele de solicitare a unor certificate de stare civilă cerute de către persoane fizice, cetăţeni români aflaţi în străinătate sau cetăţeni străini ale căror acte de stare civilă au fost înregistrate în România, cereri primite prin intermediul Ministerului Afacerilor Externe – Direcţia Generală Afaceri Consulare sau prin intermediul misiunilor diplomatice acreditate în România şi înregistrate în secretariatul DEPABD-ului. Trimit solicitările la locul înregistrării actului, urmăresc modul de rezolvare şi, în final, înaintează certificatele, extrasele de stare civilă completate de către ofiţerii de stare civilă din judeţ, la DEPABD;
  • primeşte şi distribuie, în teritoriu, listele de coduri numerice precalculate şi controlează modul de atribuire şi înscriere a codurilor în actele de stare civilă;
  • primeşte, actualizează, păstrează şi gestionează registrele de stare civilă exemplarul II, asigurând securitatea şi conservarea acestor documente;
  • distribuie registrele şi certificatele de stare civilă, precum şi cerneala specială serviciilor publice comunitare locale de evidenţă a persoanelor şi primăriilor comunale din judeţ;
  • conduce evidenţa în registrul-inventar al actelor de stare civilă, exemplarul II;
  • primeşte comunicări de menţiuni de la compartimentele de stare civilă din cadrul serviciilor publice comunitare locale, precum şi de la Direcţia pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date pe care le înregistrează în registratura proprie, curentă şi specială;
  • înscrie pe marginea actelor de stare civilă, exemplarul II, aflate în păstrare, menţiuni privind modificările survenite în statutul civil al persoanelor, comunicările fiind îndosariate şi arhivate conform termenelor de păstrare;
  • conduce şi actualizează evidenţa menţiunilor neoperabile;
  • verifică respectarea termenelor legale de comunicare a menţiunilor la exemplarul II, al registrelor şi de depunere a registrelor de stare civilă exemplarul II de către primăriile din judeţ;
  • eliberează extrase pentru uzul oficial autorităţilor strict abilitate a le solicita, de dispoziţiile legale în domeniu;
  • centralizează certificatele anulate la completare şi pe baza unui proces-verbal le distruge trimestrial;
  • avizează rectificarea CNP de pe actele de stare civilă;
  • ţine evidenţa sigiliilor şi ştampilelor din dotare, îngrijindu-se de folosirea lor în condiţiile legii şi asigurarea securităţii acestora;
  • asigură, în condiţiile legii, reconstituirea prin copiere a registrelor de stare civilă pierdute sau distruse, parţial sau total, după exemplarul existent, certificând exactitatea datelor înscrise;
  • gestionează resursele materiale şi de dotare necesare activităţii proprii, sens în care întocmeşte, anual, pentru toate serviciile comunitare locale din judeţ necesarul de registre şi de certificate de stare civilă precum şi cerneala specială pentru anul următor, asigurând distribuirea acestora către SPCLEP-uri și serviciile de stare civilă;
  • ia măsuri pentru selecționarea și conservarea, în condiții optime, a documentelor arhivate și asigură predarea în condițiile legii a materialelor la Arhivele Statului;
  • îndeplineşte orice alte atribuţii prevăzute de dispoziţiile legale în materie.


Modificat la data de 09 Septembrie 2016